2　文書取扱者は、課の課長代理(課長代理を置かない課にあっては上席の主幹、課長代理及び主幹を置かない課にあっては上席の職員で課長が指名するもの)をもって充てる。

3　課長は、文書取扱者を指名し、又は異動等により新たに指名したときは、速やかに、総務課長に通知しなければならない。

2　課に適正な文書管理のために必要な補助簿等を置くことができる。

2　指令及び達に係る記号は、当該文字の前に「阪南市」を加え、その次に前項の総務課長が定める記号を加えたものとする。

3　条例、規則、告示、公告、訓令及び訓に係る記号は、当該文字の前に「阪南市」を加えたものとする。

4　第1項及び第2項の文書の番号は、会計年度を通じて記号ごとの一連の番号とする。

5　第3項の文書の番号は、暦年を通じて記号ごとの一連の番号とする。

2　書留、簡易書留、現金書留、配達証明、内容証明及び特別送達による文書を受領したときは、特殊文書収受簿に必要な事項を記録の上、主管課に配布し、受領印を受けなければならない。

3　前項以外の文書(電磁的記録を除く。以下この条、次条から第13条まで、第17条、第31条、第41条、第42条及び第48条において同じ。)については、文書整理箱によって配布を行う。

4　2部又は2課以上に関連する文書は、総務課長がその主管課を決定して、当該課に配布するものとする。この場合において、配布を受けた課長は、その写しを他の関係課長に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。

5　主管課長は、総務課から配布された文書が配布先を誤っていたときは、当該文書を総務課に返付しなければならない。

2　前項の規定は、電磁的記録について準用する。この場合において、同項中「当該文書の余白に課収受印(様式第7号)を押し、文書管理システムに」とあるのは、「文書管理システムに」と読み替えるものとする。

2　回答若しくは報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して、課長の承認を得なければならない。

2　前項の規定は、電磁的記録について準用する。この場合において、同項中「当該文書に供覧用紙(様式第8号)を添付して」とあるのは、「文書管理システムを利用して」と読み替えるものとする。

2　起案は、文書管理システムを用いて行わなければならない。ただし、添付資料が大量等その他文書管理システムを利用する方法により難い場合にあっては起案用紙(様式第9号)を、定例又は軽易な事案の処理に係るものにあっては帳票又は文書の余白を利用して行うことができる。

3　全ての文書は、未完結文書又は完結文書に区分して整理し、未完結文書は完結に至るまで常にその経過を明らかにしておき、完結文書は定められた順序に従って整理するものとする。

2　前項の規定により処理された議案に係る決裁済の起案文書(以下「決裁済文書」という。)は、総務課長に回付しなければならない。

3　総務課長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかに、提案の手続をしなければならない。

2　合議文書を受けたときは、同意又は不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。

3　前項の場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案課は双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

4　合議先の承認は、原則として課長以上とする。ただし、審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては、この限りでない。

2　起案文書は、決裁前に課の文書取扱者の審査を受けなければならない。

3　前項の審査は、起案文書の内容について適正な文書の決定がなされるよう次に掲げる事項に留意して実施するものとする。

4　第1項及び第2項の審査の結果により修正があるときは、軽易な修正にとどまるものは修正の上回議し、事案の本質的修正を要するもの又は改案の必要があるものは起案者にその旨を指示して返付しなければならない。

2　浄書は主管課において行うものとする。

2　庁内文書は、事案の軽重により副市長名、部長名又は課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名は省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、公印及び契印を省略することができる。この場合において、決裁済文書及び発送文書には、「公印省略」の文言を記載しなければならない。

2　文書を郵便により発送するときは、発遣文書差出票(様式第10号)に必要な事項を記入し、これを添付して総務課に提出するものとする。

3　料金後納郵便により文書を発送するときは、料金後納郵便物差出票(様式第11号)に必要な事項を記入するものとする。

4　てい送により文書を発送するときは、てい送簿(様式第12号)に必要な事項を記入するものとする。

5　郵便及びてい送による文書の発送は、阪南市の休日に関する条例(平成元年阪南町条例第28号)第2条第1項各号に掲げる日以外の日に行い、その発送する文書を総務課へ送付する時間は、次のとおりとする。この場合において、主管課が一時に大量の文書を発送するときは、その前日までに総務課へ種類、件数等を連絡するものとする。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講じるとともに、重要なものは、非常災害時に際しいつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

3　文書の整理及び保管並びに保存の細目については、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

2　主管課長は、文書保存年限を決定し、又はその内容を変更しようとするときは、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等と考慮するものとする。

2　総務課長は、前項の規定により通知を受けた場合は、文書管理システムに登録された文書と主管課からの引継文書を照合し、文書管理システムによる当該引継の確定手続をするものとする。

3　引継ぎを行うときは、種別及び年度(暦年で保存する文書にあっては、暦年)別に製本しなければならない。

2　保存文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、特別の理由のある場合は、総務課長の承諾を得て、借覧期間を延長することができる。

3　借覧文書は、どのような理由があっても抜取り、取替、修正等をしてはならない。

2　総務課長は、前項の規定による通知を受けた場合は、速やかに文書管理システムによる当該決定の確定手続をし、結果表を主管課長に送付するものとする。

3　前2項の規定により廃棄の決定をした文書で保存期間が満了したものは、速やかに処分しなければならない。

4　総務課長は、永年保存の文書以外の文書で、保管し、又は保存する必要がなくなったと認める文書については、当該文書の保存期間の満了前においても、主管課長と協議した上で廃棄することができる。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長は、必要があると認めるときは、随時、総務課長に引き継がれた文書の保存の可否を決定することができる。

3　総務課長は、前2項の規定により保存の可否を決定しようとする場合は、あらかじめ、主管課長に協議しなければならない。

4　総務課長は、第1項及び第2項の規定により保存する必要がないと決定した文書については、廃棄の手続をすることができるものとする。

この規程は、平成13年5月1日から施行する。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の阪南市文書管理規程の規定により作成した様式第2号、様式第11号から様式第16号まで、様式第19号及び様式第20号の用紙で、現に残存するものは、なお当分の間使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の阪南市文書管理規程の規定により作成した様式第11号及び様式第12号の用紙で、現に残存するものは、なお当分の間使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の阪南市文書管理規程の規定により作成した様式第9号及び様式第15号の用紙で、現に残存するものは、なお当分の間使用することができる。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年9月27日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、この訓令による改正前の阪南市文書管理規程の規定により作成した様式第10号の用紙は、改正後の阪南市文書管理規程の規定により作成した様式第10号の用紙として、なお当分の間使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年3月22日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現にこの訓令による改正前の阪南市文書管理規程(以下「改正前規程」という。)第18条及び第19条第2項の規定により作成している供覧用紙及び起案用紙については、この訓令による改正後の阪南市文書管理規程(以下「改正後規程」という。)第17条第1項及び第18条第2項の規定により作成した供覧用紙及び起案用紙とみなす。

3　この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前に収受し、供覧し、又は起案した文書であって、施行日において未完結であるものについては、施行日以後において、改正後規程の規定により処理するものとする。

4　この訓令の施行の際現に改正前規程の規定により保存している文書の借覧及び廃棄については、なお従前の例による。