○阪南市特定個人情報取扱規程
令和元年12月25日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、阪南市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年阪南市条例第21号。以下「条例」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)に定めるところにより、特定個人情報の取扱いに関し必要な措置を定めるものとする。
(令5訓令1・一部改正)
(1) 個人番号 番号法第2条第5項に規定する個人番号をいう。
(2) 特定個人情報 番号法第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。
(3) 特定個人情報ファイル 番号法第2条第9項に規定する特定個人情報ファイルをいう。
(4) 個人番号利用事務等 番号法第10条第1項に規定する個人番号利用事務等をいう。
(5) 実施機関 条例第2条第2号に規定する実施機関及び議会をいう。
(令5訓令1・一部改正)
(特定個人情報総括責任者)
第3条 特定個人情報総括責任者(以下「総括責任者」という。)を一人置くこととし、副市長をもって充てる。
2 総括責任者は、実施機関の長を補佐し、各機関における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する任に当たるものとする。
3 総括責任者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。
(1) 特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)が本規程等に違反している事実又はその兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えいその他の番号法違反の事案又はそのおそれのある事案を把握した場合の対応体制並びに報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(特定個人情報保護責任者)
第4条 個人番号利用事務等を実施する課室等に、特定個人情報保護責任者(以下「保護責任者」という。)を一人置くこととし、当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護責任者は、各課室等における特定個人情報等を適切に管理する任に当たるものとする。
(監査責任者)
第5条 監査責任者を一人置くこととし、総括責任者が指定する者をもって充てる。
2 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する任に当たるものとする。
(事務取扱担当者の指定等)
第6条 保護責任者は、事務取扱担当者及びその役割を明確化し、事務取扱担当者を事務取扱担当者一覧(様式第1号)により指定するものとする。
2 保護責任者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化するものとする。
(事務取扱担当者の監督)
第7条 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等が本規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行う。
(教育研修)
第8条 総括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適正な取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者のうち特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する職員に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行うものとする。
3 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
4 総括責任者は、保護責任者に対し、課室等における特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行うものとする。
5 前項の教育研修については、教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
6 総括責任者は、教育研修を行うに当たり、特定個人情報等に関する研修計画(様式第2号)を策定し、当該研修計画に基づき教育研修を実施するものとする。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第9条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録する。
(取扱区域)
第10条 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域においては、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、書類等の盗難、紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講ずる。
(廃棄等)
第11条 特定個人情報等が記録された書類等について、阪南市文書管理規程(平成13年阪南市規程第4号)その他法令等によって定められている保存期間を経過した場合には、できるだけ速やかに復元不可能な手段で削除又は廃棄を行う。
2 個人番号又は特定個人情報ファイルを削除又は廃棄を行った場合には、その記録を保存する。
3 前項の作業を委託する場合は、委託先が確実に削除又は廃棄を行ったことについて、証明書等により確認する。
(委託先の監督)
第12条 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき阪南市自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、契約書等に特定個人情報等の特記事項を定めるなどし、委託先に安全管理措置を遵守させるための必要な契約を締結する。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託した場合、委託先における特定個人情報等の取扱状況を把握する。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託する場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
(情報資産)
第13条 個人番号利用事務等の実施に当たり、本規程、阪南市情報セキュリティポリシー等が示す安全管理措置を遵守する。
2 個人番号利用事務等において使用する情報システムについて、インターネットから独立する等の高いセキュリティ対策を踏まえたシステム構築や運用体制整備を行う。
3 その他の情報資産の取扱いについては、阪南市情報セキュリティポリシーの例による。
(監査)
第14条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査及び他部署等による点検を含む。)を行い、その結果を総括責任者に報告する。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、特定個人情報等に関する監査計画(様式第3号)を立案し、総括責任者の承認を得る。
(評価及び見直し)
第15条 総括責任者は、監査の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、本規程等の見直し等の措置を講ずる。
(事務の流れの整理)
第16条 個人番号利用事務等の範囲等を明確にした上で、特定個人情報等の取扱いに関する事務マニュアル(様式第4号)により個人番号利用事務等の流れを整理する。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
